E-Fatura Nedir?
E-fatura yeni bir belge türü olmayıp, kâğıt fatura ile aynı hukuki niteliklere sahiptir. Faturaların internet bağlantısı kullanılarak elektronik ortamda düzenlenmesini, paylaşılmasını ve izlenmesini sağlayan bir sistemdir. Baskı araçları ve kağıt kullanılmadan sunucular aracılığı ile firmadan firmaya iletilen e-Faturalar, 1 Eylül 2013 yılından beri hayatımızda. Kağıt baskı olmadan alıcısına iletilen bu yöntemi, kullanmak isteyen herkes talep edebilir. E-Faturadaki kağıt baskı yasal olarak bir anlam ifade etmediğinden, Gelir İdare Başkanlığı ve özel entegrasyon sistemlerinin kullanılması gerekir.
Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yönetilen e-fatura uygulamasında amaç tek format ve standarda göre satıcı ve alıcı arasında güvenli, zaman ve maliyet tasarrufu sağlayan bir sistem oluşturmaktır. Bunun için yurt dışı uygulamalar incelenerek başarıya ulaşmış e-fatura işleyişleri dikkate alınmış ve Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından açık kaynak bir standart olan XML tabanlı ticari hayatın tüm süreçlerini içerecek şekilde etiketlemelere sahip olan uluslararası bir standart olan UBL-TR kabul edilmiştir.
E-Arşiv Fatura Nedir?
e-Arşiv fatura, elektronik fatura uygulaması kapsamı dışında kalan kurum-kişi arasındaki kağıt fatura işlemleri ve saklanmasının elektronik ortama taşındığı fatura türüdür. E Faturada kağıt baskı alınamaz fakat e Arşiv faturada dilediğiniz zaman çıktı alabilirsiniz. Arşive alınan faturalar elektronik imza ya da mali mühür ile saklanır. E-Arşiv faturalar her ay Gelir İdaresi Başkanlığı’na raporlanmak zorundadır. Bu nedenle bir sonraki ayın birinci ve on beşinci günleri arasında elektronik ortamda saklanan faturalar, Gelir İdaresi Başkanlığı’na iletilir. Bunun yanı sıra e-Arşiv fatura kullananlar irsaliye düzenleyemez. İnternet üzerinden satış yapanlar dışında kullanımını gönüllük esaslıdır.
E-Faturaya Nasıl Başvurulur?
E-Fatura başvurusu yapılmak isteniyorsa, ilk önce “Mali Mühür Sertifikası” için başvuru yapmalıdır. Kamu Sertifikasyon Merkezi (KSM) TÜBİTAK’a bağlı bir kurumdur ve mali mühür başvurusu buradan online olarak yapılır. Başvuru süreci tamamlanıp, ödeme yapıldıktan sonraki 7 ile 15 gün içerisinde sertifika alıcısına ulaşır. İkinci adımda ise Gelir İdaresi Başkanlığı’nda e-Fatura başvurusu için form doldurulmalıdır.
E-Faturaya Nasıl Geçilir?
E-faturaya GİB Portal, Gelir İdaresi Başkanlığı ve özel entegratör üzerinden geçiş yapılabilir. Başvuru süreçlerini tamamlayanlar direkt olarak GİB web sitesinden işlemlere başlayabilir.
İsteğe bağlı e-Fatura kullanıcısı olacak firmalar yılın istedikleri herhangi bir zamanında e-faturaya geçiş talep edebilirler.
E-Fatura Kullanımının Avantajları
- Kağıt tüketimi olmadığı için çevre dostudur ve marka imajı olarak da hoş bir izlenim bırakır.
- Maliyet en aza indirilir. Çünkü kağıt, mürekkep, zarf veya postalama gibi giderler ortadan kalkar.
- Faturalarda yaşanabilecek kayıp ve karışıklık en aza iner.
- Tahsilatlar, normal fatura sürecine göre daha hızlı gerçekleşir.
- Eski faturalara ulaşmak e-Fatura sisteminde çok daha kolaydır.
- Elektronik ortamda faturalar saklanabilir. Yer kaybı ve iş yükü ortadan kalkar.
- Muhasebe uygulamaları kullanılıyorsa, e-Fatura ile ortak bir çalışma yürütülebilir. Böylece aynı zamanda muhasebe departmanı rahatlatılmış ve verimliliği artırılmış olur.
- İnternet bağlantı olan her yerde fatura kesilebilir.
E-Fatura Kurulumu Online Olarak Nasıl Yapılır?
E-Fatura kullanmak için ön başvuru ve mali mühür alanlar, e-Fatura kurulumunu online şekilde kısa sürede yapabilir. Bunun için Gelir İdaresi Başkanlığı sitesine online olarak giriş yapmanız gerekir. Buradan yapılan başvuruların ardından özel entegratör sözleşmesi yapılır. Sözleşmedeki bilgilerle birlikte şirket hesabı açılır ve çoğu portalda olduğu gibi kullanıcı adıyla şifre girmeniz istenir. Daha sonra e-Fatura ve e-Arşiv için gerekli tasarımlar uygulanır. Sistemdeki aktivasyon işlemleri gerçekleştikten sonra online olarak e-Fatura kullanmaya başlayabilirsiniz.
